Manajemen Event, Sebuah Pengantar

 Ketika kita diminta untuk  mempertemukan beberapa teman lama direstoran sambil makan malam, tentu bukanlah perkara yang sulit. Yang dibutuhkan adalah mengatur waktu, hubungi teman yang akan diundang, sesuaikan jadwal. Berbeda dengan ketika kita diminta mengadakan reuni kampus untuk satu angkatan, tentu bukan menjadi perkara yang mudah, karena harus mempersiapkan jumlah undangan, lokasi, konsumsi, isi acara, dokumentasi, hingga masalah dana.

Kondisi pertama dan kedua sebenarnya memiliki persamaan, keduanya sama-sama membutuhkan perencanaan dan persiapan, serta koordinasi, namun hal yang membedakan adalah jumlah undangan. Seperti pada kasus kedua yang jumlah undangannya lebih banyak dan lebih melibatkan banyak orang dengan tanggung jawab yang juga lebih besar, sehingga di sinilah dibutuhkan event management.

Menurut Wikipedia (2013), event management adalah aplikasi dari manajemen proyek, guna membuat dan mengkreasikan sebuah acara, festival, maupun sebuah konferens. Di dalam event management memang selalu terkait dengan proyek, tentang bagaimana dalam jangka waktu yang sudah ditentukan, harus bisa digelar sebuah acara untuk sebuah tujuan tertentu.

Sedikitnya ada 5 hal yang perlu diperhatikan dalam event management. Pertama adalah perencanaan yang matang, perencanaan di sini termasuk pembuatan konsep, pengaturan waktu, pembuatan desain acara, penentuan timeline acara, serta kegiatan lainnya yang berhubungan dengan perencanaan kegiatan. Dalam membuat event peluncuran produk bare misalnya, kita harus bisa membuat desain acara semenarik mungkin yang menonjolkan keunggulan produk baru, dan tentunya melibatkan banyak aspek, mulai perencanaan lokasi, media yang diundang, pengunjung acara yang akan dihadirkan, pengisi acara, hingga konsep acara.

Kedua adalah pembiayaan yang terukur, arus pengeluaran dan pemasukan kas, pembiayaan event juga hams dikontrol dengan jelas, sehingga tidak menjadikan penyelenggara event rugi karena tidak bisa mengelola arus kas.

Ketiga adalah tim yang andal, kita tidak akan bisa melakukan semua pekerjaan mulai dari perencanaan hingga eksekusi event sendirian.

Tentunya dibutuhkan tim dan manajemen pengelolaannya, setiap anggota tim sebaiknya memiliki tugas dan tanggung jawab yang diembannya. Keempat adalah time management. Bicara event manajemen akan selalu terkait dengan dateline, karena waktu seakan berjalan dengan cepatnya, dan jika tanpa disiplin atas time management yang telah disepakati, maka event bisa berantakan. Kelima, adalah eksekusi event yang berkesan. Pastikan pasca event, pengunjung atau peserta mempunyai kesan atas acara yang terselenggara, dan pastikan itu kesan positif.

—

Oleh: Dwianto Arif Wibowo, Manajer Promosi ENESIS Group.